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PDF電子文書とは?PDFの印刷方法

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PDFとは電子文書

こんにちは☆大阪で内装業を営むアオゾラです。

 

内装工事のご依頼はインターネットからのお客様がほとんどです★

 

(詳細は アオゾラプロフィールをどうぞ)

 

さて、新型コロナウィルスの影響から導入が進んだ働き方改革。

 

それに伴い 多くの文書が「PDF化」されるようになりました。

質問する男性

文書がPDF化って なんですか?

PDF化(ピーディーエフ化)とは どういう事?

 

今回の記事は PDF電子文書とは?

 

またPDFの印刷方法も案内します。

 

PDF(ピーディーエフ)とは【電子文書】

文字や図形、表といったものは「紙」に印刷されているのが これまで ほとんどでした。

 

「紙」に替わって、PDFは 紙に印刷した状態のように データ保存するための「ファイル形式」のことをいいます。

 

Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)。

アオゾラ

それぞれ 頭文字を取って PDFと表記されます。

『携帯用の書類形式』といったニュアンスの意味になるのでしょう。

 

PDFは紙面にレイアウトしてある状態を、ほぼそのまま表現することが出来るのです。

 

いわば「PDFは電子的な紙」。

笑うおじさん

PDFとは どういう物なのか、ざっくり理解は出来ました♪

ではなぜ、昨今『文書のPDF化』が進んでいるのでしょう??

 

実は、PDFには たくさんのメリットがあるのです!

 

PDF(電子文書)のメリット

では『文書のPDF化』が進む pdfのメリットを紹介します。

 

PDFは経年変化がない

破損や虫食い。

印刷されたインクの劣化など、経年に伴う劣化は もはや紙文書の宿命とも言えます。

 

また、大きな紙文書に付き物の 折りじわも劣化の第一歩。

 

PDFには こういった経年変化がありません。

 

PDFは伝達しやすい

PDFは米国のアドビシステムズ社が開発したファイル形式。

 

しかし、パソコンの機種やOS環境に関係なく、どのパソコンでも読み取ることが可能です。

 

通常、Windowsで作成されたファイルは Windowsでしか読み取れない。
といったような事案が発生します。

アオゾラ嬉しい

しかし、PDFは PDFリーダー(Adobe Reader)があれば 読み取れるのです★

紙文書での伝達の場合、郵送 または ファックスで送らなければならなかったり。。。

 

メールに添付ともなれば、スキャンしデータに変えてから 送付する必要があります。

 

しかしPDF文書なら、すでに電子化されているので 瞬時に送れます。

 

複数宛先でも一斉に送ることも可能です🍀

 

PDFは管理がしやすい

 

経年変化の心配ないPDFは 電子化された情報。

 

ですので、紛失の恐れもありません。

 

また紙文書と違い「保管場所に困る」といった事も起こらず、後世へと引き継ぐことができます。

アオゾラ嬉しい

保存されたPDFは、パソコンやタブレットなどで すぐ検索して 見つけることもできるんです。

PDFはセキュリティ強化できる

PDFファイルはセキュリティ設定が可能です。

 

特定の人しか見ることができない閲覧制限。

 

コピーや編集ができない変更制限。

 

印刷制限などがあります。

 

また、電子署名を付加することもでき 改ざん防止にもつながります。

笑うおじさん

PDFって聞くと、難しい印象でしたが 意外と便利なんですね!

PDFのダウンロード方法

上記のように とても便利なPDF★

 

そんなPDF(電子文書)を読むためには 無料配布されている「Adobe Reader」が必要です。

アオゾラ

「Adobe Reader」は パソコンに 初めから標準装備されていることもあります。

 

もし パソコンに入ってなくても「Adobe Acrobat Reader DC」ダウンロード(無料)サイトが用意♪

 

↑こちらからダウンロードくださいね。

アオゾラ嬉しい

これで、インターネット上で見つけた「料理のレシピ」「裁縫の型紙」など PDF文書を表示し閲覧が可能です。

PDFを印刷するやりかた(家またはコンビニ)

つづいて PDF文書を印刷する方法を案内します。

 

自宅で印刷するにはプリンター印刷機が必要です。

 

まずは、パソコン(もしくは)Adobe Readerで印刷したいPDF文書を開いてください。

 

画面右側もしくは Adobe Readerメニューバーから『印刷』を選択し『印刷』メニューを表示させます。

 

自宅プリンタを選択されているか 確認してください。

 

紙に正しいサイズで印刷したいときは[ページの拡大/縮小]を[なし][自動回転と中央配置]にチェックを付けてください。

 

プレビュー画面で印刷イメージを確認し『OK』をクリック→プリンター印刷!

質問する男性

自宅にプリンターがない場合どうしたら良いですか?

アオゾラ

コンビニのプリンターで印刷することも可能です。

PDF印刷方法  セブンイレブン『netprint』の場合

コンビニのセブンイレブンは富士フイルムビジネスイノベーションのサービス「netprint」。

 

アプリを使ったプリント方法とUSB・SDカードを使ったプリント方法があります。

 

iPhoneやAndroid端末を利用中のかたは、専用アプリを使ったプリントがおすすめです。

PDF印刷方法 ローソン、ファミリーマート『ネットワークプリント』の場合

ローソン、ファミマでは シャープのサービス「ネットワークプリント」。

 

こちらの場合も同様で、アプリを使ったプリント方法。

 

またUSB・SDカードを使ったプリント方法があります。

 

パソコンやスマホ専用アプリを使用してプリントすることができます。

PDF印刷方法 ミニストップ『RICOH おきがるプリント』の場合

ミニストップでは リコーのサービス「おきがるプリント」。

 

同様にアプリを使ったプリント方法とUSB・SDカードを使ったプリント方法があります。

 

同じくパソコンやスマホ専用アプリを使用してプリントすることができます。

アオゾラ悲しい

最大の注意点は コンビニの店によって アプリに違いがあること💦

使用方法もそれぞれ異なりますので、興味のあるかたは『コンビニ ネットプリント』で検索してみてください。

 

アオゾラの店舗集客ノウハウ教材も PDF教材で閲覧する形です。

 

PDFと聞くと、難しいイメージがありますが 慣れてしまえば 使い勝手が良いと分かります。

 

PDF文書を読んだことが無いかたは、どうぞ気軽に試してみてください😊

 

以上【PDF電子文書とは?PDFの印刷方法】の記事をアオゾラが紹介しました。

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